Il telelavoro: una strategia win win per affrontare la crisi economica.

È proprio vero che i periodi di difficoltà rinforzano i popoli? Come Giano, anche la crisi ha due facce e il doppio ideogramma cinese “wei”e “ji”, pericolo e rinascita, ne sottolinea l’ambiguità. Ma come possiamo affrontare l’odierna crisi globale e trasformarla in una nuova opportunità di crescita? Il sociologo francese Edgar Morin suggerisce di trovare soluzioni tagliate su misura dell’esperienza del singolo: il microcredito, il ritorno all’etica, l’esodo verso la campagna e il telelavoro. Con questo prezzo del petrolio torna d’attualità la stessa soluzione proposta nel ’73 dallo scienziato americano Jack Nilles per affrontare la prima grande crisi energetica: già allora il telelavoro appariva una soluzione ecologica, economica e a misura d’uomo. Il telelavoro consentirebbe di ottenere una serie di vantaggi: economici per il datore di lavoro, che potrebbe ridurre i rimborsi per gli spostamenti dei lavoratori; per i lavoratori, che non dovranno più subire le angherie del pendolarismo; per l’ambiente, decongestionando i centri urbani. La crisi economica sta spingendo le imprese americane ad investire nelle tecnologie della comunicazione a distanza: è quanto rivela una ricerca condotta negli Stati Uniti dalla società di analisi Tns e con la collaborazione di Plantronics, da cui emerge la tendenza  a tagliare le spese dei viaggi di lavoro, sempre più elevate con l’aumento dei costi dei carburanti, sostituendo i meeting aziendali con strumenti di videoconferenza e incentivando le persone a lavorare da casa. Su un campione di 500 lavoratori intervistati, è risultato che il 42% dei cosiddetti “knowledge workers” ha utilizzato nei precedenti 12 mesi sistemi di comunicazione video da remoto, con un netto calo nella frequenza dei viaggi business; inoltre, il 30% ha fatto ricorso con frequenza a strumenti di collaborazione web based. L’indagine evidenzia un incremento della diffusione del telelavoro: in media, gli impiegati americani lavorano da casa almeno una volta a settimana. Chuck Yort, Vice Presidente e General Manager della divisione Business Solutions di Platonics sostiene che, in questo periodo di difficoltà economiche, si stia verificando un significativo cambiamento nell’atteggiamento delle aziende: “molte compagnie – afferma – stanno lavorando nel tentativo di rendere cost effective le comunicazioni e la collaborazione tra colleghi e clienti, un trend che viene ulteriormente incentivato dall’aumento del costo dei viaggi, ma anche dalla precaria situazione finanziaria economica. Come risultato, è facile prevedere un massiccio utilizzo di tecnologie collaborative in grado di aiutare i professionisti a svolgere con efficienza le loro mansioni”. I risultati della ricerca indicano:

Una generale riduzione del business travel
– Oltre un terzo degli intervistati hanno ridotto le loro spese in viaggi di lavoro nell’ultimo anno.
– I quadri aziendali sono stati tra i primi a tagliare le spese sui loro viaggi.

 Maggior utilizzo dei sistemi di teleconferenza
– 4 intervistati su 10 hanno affermato di fare maggior uso di sistemi di teleconferenza negli ultimi 12 mesi: la media è di 4 conference call della durata di 30 minuti ogni settimana
– Il 32% degli intervistati ha affermato di utilizzare con assiduità strumenti di collaborazione web-based
– Oltre un lavoratore su cinque fa invece uso intensivo di strumenti Unified Communications.

Incremento del telelavoro
– I lavoratori intervistati lavorano in media 1,4 giorni a settimana direttamente da casa.
– Oltre il 40% di coloro che lavorano da casa ha sperimentato un aumento della produttività usando strumenti di comunicazione a distanza innovativi.
– La maggior parte di coloro che lavorano da casa, lo fanno allo scopo di tagliare i costi sul carburante necessario per raggiungere il luogo di lavoro. 

Problemi dovuti all’ergonomia
– L’utilizzo prolungato del telefono provoca nella maggior parte dei casi dolori al collo e alla schiena, dovuti alla postura.
– La gran parte di coloro che soffrono di problemi fisici dovuti alla postura sono impiegati nel settore dell’IT
– Dolori al collo e alla schiena dovuto all’utilizzo di apparecchiature telefoniche antiquate sono più diffusi della famosa “sindrome del tunnel carpale” spesso associata all’uso prolungato del PC (tastiera e mouse).

Nonostante la crisi, attraverso l’ottimizzazione degli investimenti, la riduzione dei costi operativi superflui e il ricorso alle nuove tecnologie, si aprono nuove prospettive di business. La Verizon Business, azienda che offre soluzioni di comunicazione, IT, sicurezza informatica e di rete, sostiene che “siamo in un momento di svolta, in cui la riduzione dei costi e l’innovazione tecnologica possono unirsi per creare nuove potenzialità di business”. La società identifica 10 tendenze tecnologiche che riguarderanno le aziende quest’anno e punta ad aiutare le grandi aziende e gli enti pubblici a trarre il massimo dalle comunicazioni e dall’IT per favorire la crescita. Premesso che imperativo comune sia la velocità e la versatilità aziendale, il primo trend evidenziato è quello relativo all’Enterprise 2.0: l’ambiente di lavoro sta evolvendo e il tradizionale modo di lavorare viene sostituito da nuove modalità ispirate a strumenti di social networking, come Facebook, Wiki, Mashup, Twitter e Digg-it. Il Web 2.0 diventa in azienda Enterprise 2.0, caratterizzato da nuova funzionalità che rendono possibili nuovi modelli di business e strategie prima impensabili. L’assenza delle tradizionali barriere, quali muri, cavi, fusi orari e distanze geografiche, resa possibile dai nuovi strumenti di social networking, consente alle persone di connettersi alla propria rete di clienti, fornitori, collaboratori e vendor in maniera innovativa ed effiace. Le aziende potranno operare in modo diverso, adottando nuove soluzioni di collaborazione, comunicazione e condivisione delle idee.

La seconda tendenza è quella che identifica il lavoro come un’attività, non più come un luogo: i dipendenti potranno svolgere il proprio lavoro liberi da qualsiasi vincolo spaziale, ossia in maniera del tutto indipendente dal posto in cui si trovano. Si comprende l’importanza strategica che assume il telelavoro, che, consentendo di effettuare riunioni virtuali ad alta definizione, porta al centro dell’attenzione il lavoro inteso in termini di attività e permette alle aziende di assumere e contare sulle competenze di professionisti anche dispersi geograficamente. Sempre più aziende, enti pubblici e amministrazioni locali riconoscono i benefici in termini di risparmio di energia associati al telelavoro e all'”hoteling” (l’utilizzo degli uffici in base alle esigenze, come avviene per le stanze di un hotel), nonché i vantaggi che ne derivano in termini di produttività, che derivano dalla possibilità offerta ai dipendenti mobili o che lavorano da casa di connettersi in modo sicuro alle reti aziendali. 

Inoltre le aziende punteranno ad ottenere migliori risultati con meno risorse, obiettivo perseguibile sia utilizzando servizi gestiti, sia potenziando le reti esistenti piuttosto che creandone nuove. Nel 2009 l’imperativo è la produttività e le aziende potranno focalizzarsi su ciò che sanno fare meglio (core business), lasciando la gestione di attività specializzate quali IT, sicurezza, reti e call center agli esperti. La globalizzazione, la flessibilità e l’esigenza di competenze specifiche hanno reso l’outsourcing selettivo delle attività il modello più diffuso.

Altra tendenza è quella relativa alle comunicazioni visive: le aziende sfrutteranno al meglio le connessioni IP per creare una cultura collaborativa e, a tal fine, incrementeranno il ricorso a soluzioni di supporto della collaborazione da sale riunioni, desktop, laptop o cellulari. Le aziende sono sempre più consapevoli dei vantaggi che le riunioni virtuali assicurano, rispetto ai tradizionali viaggi di lavoro, in termini di risparmio, di aumento della produttività e di minor impatto ambientale. Le funzionalità video saranno utilizzate sia per agevolare la comunicazione tra clienti, fornitori, dipendenti e partner aziendali, sia per la distribuzione di contenuti ondemand (inclusa la formazione professionale).Unified Communications integrate nei processi di business. Se il Voip (Voice over IP) rappresenta il ritorno più immediato dell’investimento in una rete IP, le Unified Communications ne saranno il vantaggio a lungo termine. Le UC semplificano i processi di business e accelerano le capacità decisionali (con una conseguente riduzione dei costi) perchè utilizzano le reti IP per integrare vari sistemi, mezzi di comunicazione, dispositivi e applicazioni. In tal modo i dipendenti possono controllare in maniera più efficiente il flusso di attività e velocizzare le comunicazioni. Un ulteriore miglioramento avverrà quando le funzionalità UC saranno integrate in processi di business automatizzati, dove intelligenza umana e artificiale si mescolano in una realtà IP.

Segue la tendenza legata all’IPv6: il numero di dispositivi e sistemi IP sta aumentando all’interno delle aziende, ma soltanto una minima parte di queste ultime hanno a disposizione dati aggiornati  che le consentano di conoscere quali sono tali risorse IP, come vengono utilizzate e quali investono un’importanza cruciale per le loro attività. Conoscere gli elementi IP legati ai vari requisiti di business consentirà di attribuire la giusta priorità a dati e applicazioni che dovranno supportare le potenzialità IPv6 e di dismettere quelli irrilevanti o controproducenti.Nel 2009, inoltre, la rete avrà un ruolo centrale quale piattaforma per l’offerta di soluzioni Saas (Software-as-a-Service): si forniranno contenuti, applicazioni e sicurezza in un ambiente online centralizzato e, utilizzando le risorse IT (connettività, server e storage) in base alle esigente, consentirà di ottimizzare i costi IT e di eliminare la necessità di impiegare tempo, risorse e lavoro per la predisposizione di ciascun desktop.

Altro trend importante, nonché tema globale, è la sicurezza end-to-end: i requisiti di sicurezza dentro e fuori l’ufficio rivestono un ruolo strategico. In qualsiasi checklist IT è obbligatorio assicurare la massima protezione dei dati dentro e fuori la rete aziendale, nonché in tutta l’azienda estesa, composta da clienti, fornitori, partner, dipendenti mobili e impiegati.

Nel 2009 tenderà ad aumentare la Compliance e le normative che le aziende saranno chiamate a rispettare.

Si parla di Eco-responsabilità come strategia di business: la responsabilità sociale delle aziende influenza il giudizio che dipendenti, clienti e investitori hanno sulle organizzazioni. Lo studio “Smart 2020: Enabling the low carbon economy in the information age” pubblicato da The Climate Group, dimostra che le emissioni globali di anidride carbonica potranno essere ridotte del 15% entro il 2020 grazie alle ITC: questo sta a significare che le aziende possono contribuire a migliorare la qualità dell’ambiente riducendo il loro consumo di energia, il che, a sua volta, consentirà di ottenere un vantaggio competitivo grazie alla riduzione dei costi energetici. La società Avaya ha presentato un calcolatore online del risparmio energetico (disponibile al link: http://www.avaya.com/campaigns/usa/Green/index.html) per aiutare le aziende a stimare l’impatto ambientale dei loro dipendenti e a determinare quanta energia possono risparmiare adottando il telelavoro. Si tratta di un semplice meccanismo che consente di calcolare il risparmio conseguito in termini di kilowatt di energia, litri di benzina e tonnellate di anidride carbonica emesse nel corso di un anno inserendo i dati relativi al numero dei dipendenti, alla distanza media percorsa giornalmente dai lavoratori per raggiungere l’azienda e i giorni di telelavoro programmabili per i dipendenti. Il calcolatore permette alle aziende di quantificare l’impatto delle loro attività non solo sull’ambiente, ma anche sul volume d’affari e offre una pluralità di soluzioni di Unified Communications, utili per raggiungere gli obiettivi di produttività e flessibilità.

La crisi dei mercati che stiamo vivendo può rappresentare un’importante occasione per cambiare il modo di lavorare. Mentre alcune imprese cercano di facilitare il trasporto da e per l’azienda, altre vedono nel telelavoro la soluzione migliore per rispondere alle attuali difficoltà economiche. L’Italia si caratterizza per una certa lentezza nell’adottare questa nuova modalità di lavoro: la percentuale di imprese che sostengono il telelavoro è ancora molto bassa; poco più del 20% hanno realizzato studi per ottimizzare il trasporto casa-lavoro dei dipendenti, ma non sempre i risultati vengono utilizzati per assumere decisioni in merito.

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