Uffici condivisi? In che senso?

spazi coworking

Associata all’idea di telelavoro e lavoro agile si parla spesso di Desk sharing o scrivania condivisa. Le aziende sono molto interessate al tema: poter risparmiare il 20 o 30% dello spazio, sfruttando i giorni di presenza e assenza dei telelavoratori dalla sede, specialmente nelle grandi città, è un affare non da poco. Anche le PA, che hanno l’obbligo di ridurre i costi di esercizio immobiliare, guardano con interesse alla possibilità di far condividere le scrivanie ogni volta che sia possibile. Per farlo ci vogliono però le idee chiare, una buona organizzazione e soprattutto bisogna avere una policy su telelavoro e smart work.

A tal fine forniamo di seguito una lista di opzioni che è possibile utilizzare per risparmiare sui costi di affitto e gestione degli immobili quando si usa il telelavoro.

Desk sharing (la scrivania si condivide tra due o tre colleghi)

Con la condivisione scrivania, una o più persone coordinare l’utilizzo di un unico spazio assegnato (magari non lontano dal proprio capo, in modo di tranquillizzarlo)

Office hoteling (la scrivania si prenota come una stanza di albergo)

OH consente di non assegnare una scrivania al dipendente, che potrà riservare una sala conferenza, una scrivania o altra area in uno degli uffici tradizionali della società, in base alle proprie esigenze orarie o giornaliere.

Drop in spaces

Gli spazi Drop in sono uffici non assegnati, disponibili per il primo dipendente arrivato che ne ha bisogno. A differenza che l’ufficio hoteling, non c’è alcuna garanzia che sarà disponibile quando si arriva. Alla BBC, nel 2010, questa innovazione ha creato molti problemi, con frotte di dipendenti che si presentavano in ufficio all’alba per accaparrarsi un posto (poi magari si facevano una pennica sulla poltrona).

Flexible workspaces

Le aziende stanno scoprendo che riconfigurando i propri spazi, sono in grado di aumentare la collaborazione, l’innovazione e l’interazione. I cubicoli (poco diffusi da noi) stanno cedendo il passo a una combinazione di spazi per i team, “stanze” private e adatte per piccole riunioni, sale conferenze e aree destinate alla socializzazione.

Shared office space (o spazi di co-working)

Qui ci si riferisce a locali costruiti appositamente per un uso occasionale da una vasta gamma di piccole imprese, liberi professionisti e telelavoratori. Gli uffici n genere vengono affittati per ora, giorno, settimana o mese e includono una varietà di servizi (segreteria, copiatrici, ecc.). Esistono App che aiutano a trovare tali uffici nelle proprie vicinanze, in qualsiasi posto del mondo.

Jellies (Gelatina)

Una gelatina è un meet-up informale che è tipicamente ospitato da uno o più telelavoratori o proprietari di piccole imprese nella loro casa, luogo di lavoro, o un quasiasi altro posto, come un bar dotato di WiFi. Utile per i telelavoratori mobili che di tanto in tanto hanno necessità di incontrarsi per scambiare idee o lavorare insieme.

Virtual offices (qui l’ufficio proprio non esiste)

Un ufficio virtuale è un termine generico che si riferisce a un insieme di tecnologie che vengono utilizzate in combinazione per comunicare, collaborare e lavorare a distanza.

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